Comunicar un servicio VTC al registro: guía paso a paso
Comunicar un servicio VTC al registro paso a paso: alta, inicio, modificación y anulación en la aplicación web, con plazos y errores frecuentes.
Comunicar un servicio VTC significa enviar al Registro de Comunicaciones de Servicios los datos del contrato antes del inicio de cada servicio. La Dirección General de Transporte Terrestre exige esa comunicación previa desde el 1 de febrero de 2022. Se hace en la aplicación web del Ministerio o por servicio web, que ofrece cinco operaciones.
Lo esencial
- Comunicar servicios VTC es obligatorio antes de que empiecen, con los datos del Real Decreto 785/2021.
- Se hace con Cl@ve o certificado electrónico en la aplicación web, o por servicio web si automatizas.
- Hay cinco operaciones: alta, inicio, modificación, anulación y consulta, cada una con sus propios códigos de error.
- Una hora de inicio ya pasada se rechaza siempre: el registro no admite comunicaciones retroactivas.
Qué significa comunicar un servicio VTC
Comunicar un servicio VTC es el trámite que exige el artículo 1 del Real Decreto 785/2021, de 7 de septiembre. Obliga a los titulares de autorizaciones VTC a declarar cada servicio por vía electrónica, antes de su inicio. El artículo 2 crea el registro al que se dirigen esas comunicaciones. El real decreto define esta obligación como una medida de control de la explotación de las autorizaciones VTC.
Ese mismo artículo 1 fija qué datos hay que enviar. Son el nombre y NIF del titular, y los del intermediario si lo hay. Siguen el lugar, fecha y hora del contrato, y el lugar, fecha y hora de inicio. Cierran la lista el lugar y fecha de fin y la matrícula del vehículo. Si el origen y el destino coinciden, hay que añadir el punto más lejano del recorrido.
Ningún dato de pasajero entra en esta comunicación. El registro pide datos del contrato y del trayecto, no de la persona transportada. El artículo 1 enumera seis datos, de la letra a) a la f). Esta comunicación electrónica sustituyó a la antigua hoja de ruta VTC en papel.
Antes de empezar: qué necesitas
Para comunicar un servicio necesitas acceso a la aplicación web del registro, en sede.transportes.gob.es/regvtc/gestion/. Puedes entrar con Cl@ve, mediante certificado electrónico reconocido o con claves concertadas (Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente). El registro electrónico VTC exige un acceso identificado: no se puede comunicar un servicio de forma anónima.
También necesitas la matrícula del vehículo dada de alta en tu autorización VTC, y el NIF del intermediario si el servicio se ha contratado a través de una plataforma o de otra empresa VTC en subcontratación. La aplicación recuerda la última matrícula usada durante toda la sesión.
Si trabajas por cuenta de otro titular, como conductor, operario o intermediario, primero debe autorizarte desde su propia cuenta. Sin esa autorización previa, el sistema rechaza la comunicación con el código 52. Muchos operadores todavía buscan cómo comunicar un servicio VTC en Fomento. El trámite es el mismo: el registro VTC de Fomento cambió de nombre y de dirección.
Cómo comunicar un servicio en la aplicación web, paso a paso
La aplicación ordena el proceso en pantallas sucesivas. Cada operación (alta, inicio, modificación, anulación) tiene su propio recorrido, con los mismos dos botones: "Volver" y "Continuar".
Alta del servicio
Elige la opción "Comunicar Servicio" del menú principal e introduce la matrícula del vehículo. Al pulsar "Continuar", el titular y el intermediario aparecen rellenados automáticamente y no se pueden editar. Añades la fecha y hora del contrato y el lugar donde se firma.
En la pantalla siguiente completas el resto: fecha y hora prevista de inicio, origen, fecha de finalización y destino. Si el origen y el destino coinciden, el sistema exige además el punto más lejano del trayecto.
Marca la casilla de veracidad y pulsa "Comunicar". Esta operación se llama AltaDeServicio en el servicio web. Si los datos son correctos, la pantalla muestra el código del servicio y el botón para descargar el justificante en PDF.
Inicio
Cuando el pasajero sube al vehículo, hay que indicarlo desde la opción "Finalizar Comunicación" del menú principal. Un filtro de búsqueda localiza el servicio por matrícula, número de servicio o periodo de fecha prevista de inicio.
Al hacer clic en el servicio y pulsar "Iniciar", la aplicación registra el inicio con la fecha y hora actuales. En el servicio web esta llamada se llama InicioDeServicio y exige un idservicio válido: sin él, el registro devuelve el código 68.
No puedes iniciar un servicio si ya iniciaste otro con fecha prevista posterior. El registro lo rechaza con el código 82: "No se puede iniciar el servicio indicado. Su fecha prevista de inicio es anterior a la última iniciación".
Modificación y anulación
La opción "Modificar Servicio" permite cambiar el destino y el punto más lejano del servicio en curso y de los servicios futuros no anulados. La matrícula solo se puede cambiar si el servicio aún no se ha iniciado. Buscas el servicio con el mismo filtro, editas los campos y pulsas "Modificar". Esta operación es ModificacionDeServicio en el servicio web.
Para anular, entra en "Anular Servicio", marca la casilla de los servicios que quieres cancelar y pulsa "Anular". Solo se puede anular un servicio que no se haya iniciado; la fecha y hora de la anulación quedan registradas de forma automática. En el servicio web, esta llamada es AnulacionDeServicio.
Si necesitas cambiar la hora de recogida de un servicio ya comunicado, tendrás que anularlo y comunicar uno nuevo: la modificación no incluye la fecha de inicio.
¿Cuándo hay que comunicarlo?
La ley exige comunicar cada servicio "antes del inicio de cada servicio concreto", según el artículo 1 del Real Decreto 785/2021. El manual del Ministerio indica que el alta "podrá realizarse en cualquier momento anterior al inicio real del servicio". El registro no fija una antelación mínima propia.
El registro no admite comunicaciones retroactivas. Si la fecha y hora prevista de inicio ya ha pasado, el sistema devuelve el código de error 56 y no da de alta el servicio. No hay forma de comunicar un trayecto que ya ha empezado.
Esto convierte la comunicación en una tarea de reloj, no de papeleo diferido. Si tu operativa despacha servicios con poca antelación, cualquier retraso en la comunicación se convierte directamente en un servicio sin comunicar, con el riesgo de sanción que implica.
Cómo consultar un servicio ya comunicado
La consulta registro VTC se hace desde el menú "Consultar Servicios", con el mismo filtro de búsqueda que las otras operaciones. Al hacer clic en un servicio de la lista se muestra toda la información que consta en el registro.
Pulsando "Continuar" aparecen la fecha de inicio o de anulación, si ya se ha producido alguna, y el listado completo de comunicaciones sobre ese servicio: alta, inicio, modificación o anulación. Un mismo servicio no puede estar iniciado y anulado a la vez.
Cada línea de comunicación se descarga en PDF, con su justificante correspondiente. En el servicio web, esta consulta se llama ConsultaDeServicio y devuelve los mismos datos usando el identificador del servicio.
Los errores que más se repiten
Algunos rechazos aparecen mucho más que otros. Revisar la matrícula antes de enviar evita buena parte de ellos: el formato exige guion entre números y letras, como en 1234-BBB.
| Código | Causa |
|---|---|
| 52 | El NIF no puede gestionar servicios para esa matrícula |
| 55 | La fecha de contrato debe ser anterior a la fecha prevista de inicio |
| 56 | La fecha prevista de inicio debe ser posterior a la actual |
| 57 | La fecha fin debe ser igual o posterior a la de inicio |
| 66 | Origen y destino coinciden y falta el punto más lejano |
| 79 | El formato de la matrícula no es correcto |
| 83 | El titular no dispone de autorización para esa matrícula |
Estos son solo los rechazos más frecuentes. El registro devuelve más de una veintena de códigos distintos, con matices según la operación sea alta, inicio, modificación o anulación. El manual de integración del Ministerio los recoge todos, operación por operación.
Con más de cinco servicios al día: comunicar en automático
Comunicar servicio a servicio desde la aplicación web funciona bien con pocos trayectos diarios. A partir de cierto volumen, cada alta, inicio o modificación manual añade minutos que se acumulan a lo largo de la jornada, y el margen de error crece con la prisa.
Droovi está conectado al RVTC y permite comunicar los servicios al RVTC en automático desde tu propio certificado electrónico: la comunicación queda a tu nombre, no al de Droovi. El alta se dispara al asignar conductor y vehículo, el inicio cuando el pasajero sube, y la anulación si el servicio se cancela. El sistema revisa los servicios asignados cada 15 minutos.
Si el ministerio rechaza una comunicación, el código y su significado aparecen sobre el propio servicio, con reenvío en un clic. Comunicar los servicios en automático, junto con el reparto de conductores desde un software de dispatch VTC, está incluido en los tres planes de pago, desde 19,90 €/mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no comunico un servicio VTC?
No comunicar un servicio antes de su inicio es una infracción muy grave, según el artículo 140.39.2 de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres. La sanción se aplica aunque el servicio se realice sin incidencias: lo que cuenta es la comunicación previa, no el resultado del trayecto.
¿Puedo comunicar un servicio que ya ha empezado?
No. El registro rechaza con el código 56 cualquier comunicación cuya fecha y hora prevista de inicio ya haya pasado. No existe la opción de comunicar servicios con carácter retroactivo, ni siquiera minutos después de empezar.
¿Quién puede comunicar el servicio, el titular o el intermediario?
Ambos pueden hacerlo. El titular de la autorización VTC comunica directamente, y cualquier autorizado (un trabajador, un conductor o una plataforma intermediaria) puede hacerlo en su nombre, siempre que el titular lo haya autorizado antes desde "Autorizar Comunicaciones".
¿Qué diferencia hay entre modificar y anular un servicio?
Modificar permite cambiar el destino y el punto más lejano antes de que el servicio finalice, y la matrícula solo antes del inicio. Anular cancela el servicio por completo, también antes de que empiece. Para cambiar la hora de recogida, hay que anular y comunicar un servicio nuevo.
¿Necesito un certificado electrónico para comunicar servicios VTC?
Para la aplicación web no es obligatorio: puedes entrar con Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente. Para el servicio web, pensado para integraciones automáticas, sí necesitas un certificado electrónico de representante, con el que se firman los mensajes.