Factura de taxi y VTC: datos obligatorios y modelo para rellenar

Toda factura de taxi o VTC debe incluir número, fecha, NIF e IVA para ser válida ante Hacienda. Hasta 3.000 euros con IVA incluido en transporte de personas, usas una factura simplificada. Por encima, la factura completa añade los datos del cliente. Este artículo repasa qué modelo aplica y qué corregir en cada caso.

Lo esencial

La factura simplificada llega hasta 3.000 euros con IVA incluido en transporte de personas.

Si tu cliente es profesional y lo pide, la simplificada debe añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA separada.

Las facturas rectificativas se hacen con el artículo 15 del Reglamento de facturación, no con el 13.

Debes conservar las facturas 4 años por Hacienda y 6 años por el Código de Comercio.

Cuándo es obligatorio emitir factura

El Reglamento de facturación obliga a expedir factura y copia por cada servicio de transporte realizado en tu actividad, con independencia del régimen fiscal del emisor. Si tu cliente es profesional, la factura es obligatoria en todos los casos, y también cuando un particular la pide para ejercer un derecho fiscal.

Los titulares en régimen simplificado de IVA (taxi o VTC en módulos) no están obligados a facturar, salvo que el cliente sea profesional o lo exija. La Dirección General de Tributos aplica esta regla al taxi: incluso en módulos, hay que facturar a un cliente profesional, al menos de forma simplificada.

Factura simplificada: hasta 3.000 euros en transporte de personas

La factura simplificada sustituyó a los antiguos tiques. Se emite cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, o para una rectificativa. Para el transporte de personas y su equipaje, ese límite sube a 3.000 euros con IVA incluido: un trayecto de taxi o VTC entra casi siempre bajo este umbral.

Debe llevar número y serie, fecha de expedición, identificación del servicio, NIF y nombre del emisor, y el tipo de IVA junto al total de la operación. No exige la cuota separada, salvo que el destinatario la pida como profesional.

Formulario de factura en un portátil junto a una factura impresa

Datos obligatorios de la factura completa

La factura completa incluye número y serie correlativa, fecha de expedición, nombre o razón social completos, NIF y domicilio del emisor y del destinatario, la descripción del servicio con su precio, y la fecha de la operación si es distinta de la de expedición.

Cada línea lleva su tipo de IVA, normalmente el 10 % del transporte de viajeros, como explica la guía sobre el IVA del 10 % en taxi y VTC. Si una misma factura mezcla tipos distintos, la base imponible se reparte por cada uno. El régimen fiscal del emisor, general o simplificado, no es un dato obligatorio aquí, salvo menciones especiales como el régimen de agencias de viajes.

Dato obligatorio	Factura completa	Factura simplificada
Número y serie	Sí	Sí
Fecha de expedición	Sí	Sí
NIF del emisor	Sí	Sí
NIF del destinatario	Sí	Si lo pide un profesional
Nombre del destinatario	Sí	Si lo pide un profesional
Domicilio del destinatario	Sí	Si lo pide un profesional
Descripción del servicio	Sí	Sí, simplificada
Tipo de IVA aplicado	Sí	Sí
Cuota de IVA separada	Sí	Si lo pide un profesional
Total de la operación	Sí	Sí

Si tu cliente es una empresa: NIF, domicilio y cuota separada

Cuando el destinatario es profesional y lo exige, la simplificada deja de bastar tal cual: el emisor añade el NIF y el domicilio del destinatario, y la cuota de IVA separada. Es la factura simplificada cualificada, y el mismo añadido aplica si un cliente particular necesita esos datos para un derecho fiscal.

Pedir una factura completa en vez de una simplificada no corrige el documento anterior: si la simplificada ya cumplía sus requisitos, la nueva factura es un simple canje, no una rectificativa.

Series, plazos y factura recapitulativa

La numeración es correlativa dentro de cada serie, no un número único para toda tu facturación. Hace falta una serie separada para las rectificativas, otra por cada emisor material cuando el cliente o un tercero facturan en tu nombre, y series separadas si emites completas y simplificadas durante el mismo año.

El plazo general es expedir la factura en el momento de la operación. Si el destinatario es profesional, debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al del devengo. También puedes agrupar varios servicios del mismo cliente y del mismo mes natural en una factura recapitulativa: se expide como máximo el último día del mes, o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es profesional.

Facturas rectificativas

Una factura rectificativa se regula en el artículo 15 del Reglamento de facturación, no en el 13, que trata solo de las recapitulativas. Se emite cuando la factura original no cumple los artículos 6 o 7, o cuando la cuota de IVA se calculó mal, dentro de los 4 años desde el devengo. Es una factura nueva, que identifica a la que corrige, dentro de su propia serie.

Cambiar una simplificada por una completa a petición del cliente no cuenta como rectificación, si la simplificada ya era correcta cuando se emitió.

Si tu cliente o una plataforma facturan en tu nombre

El Reglamento permite que el destinatario o un tercero, como una plataforma, expidan la factura en tu nombre. Tú sigues siendo responsable de que cumpla todos los requisitos. Para que el propio cliente facture, hace falta un acuerdo previo a las operaciones, que precise cuáles cubre, un procedimiento de aceptación de cada factura y una copia entregada al prestador, con la mención de que la expide el destinatario.

Encargar la emisión a un tercero distinto del cliente es más simple: basta un contrato de servicios, sin esas condiciones. La Dirección General de Tributos lo ha aplicado al taxi: en la consulta V2889-18, una empresa cliente quería expedir ella misma las facturas en nombre del taxista, y el requisito del acuerdo previo no parecía cumplirse.

Archivador con facturas ordenadas y un disco duro externo en una oficina

Cuánto tiempo conservar las facturas

El Reglamento de facturación no fija un plazo propio: remite a la Ley General Tributaria, que prescribe los derechos de la Hacienda Pública a los 4 años.

El Código de Comercio impone además una obligación distinta: conservar libros, correspondencia y justificantes del negocio durante 6 años desde el último asiento. No es una recomendación, es un deber mercantil: en la práctica, guarda todo durante 6 años. Puedes conservarlas en formato electrónico, siempre que Hacienda acceda a ellas en línea sin demora, o encargar la conservación a un tercero, aunque la responsabilidad sigue siendo tuya.

Sanciones por no facturar o facturar mal

No respetar los requisitos de facturación es una infracción grave, con multa proporcional del 1 % del importe de las operaciones afectadas. No emitir la factura, o no conservarla, sube la sanción al 2 %, o a 300 euros por operación si el importe no se puede determinar. Incluir datos falsos o falsificados es una infracción muy grave, sancionada con el 75 %, con un 100 % adicional si el incumplimiento es sustancial.

Verifactu y factura electrónica: fechas que sí están fijadas

Verifactu obliga a usar sistemas informáticos de facturación que cumplan unos requisitos técnicos, tanto para la factura completa como para la simplificada. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027.

Quedan fuera la facturación totalmente manual y el uso de un procesador de texto o una hoja de cálculo si solo sirven para introducir datos, emitir la factura y conservarla. La Agencia Tributaria ofrecerá gratis una aplicación básica. Usar un sistema no adaptado puede suponer una multa fija de 50.000 euros por ejercicio.

La factura electrónica obligatoria entre empresas es un asunto distinto. El reglamento que la desarrolla, el Real Decreto 238/2026, ya está publicado, con dos plazos de doce y veinticuatro meses según la facturación del año anterior. Pero ninguno ha empezado a contar: dependen de una orden ministerial todavía sin publicar, así que hoy no hay fecha de entrada en vigor.

Un modelo para rellenar

Para una factura puntual, el generador de factura VTC gratis de Droovi funciona como una plantilla de factura taxi ya lista: rellenas los campos, con el tipo del 10 % puesto por defecto, y descargas el modelo de factura VTC en PDF, sin registrarte. Droovi no es un software de facturación ni un sistema Verifactu: la herramienta solo maqueta una factura con los datos que introduces, no lleva tu contabilidad y no sustituye a un asesor fiscal.

Cuando el volumen de servicios crece, rellenar cada factura a mano deja de ser práctico. El software de facturación para empresas VTC convierte los trayectos ya registrados en facturas de cliente, agrupadas por periodo y tipo de IVA. Desde el plan PRO, la factura del pasajero se envía al terminar el trayecto, en su idioma, de forma automática o con un clic desde la app móvil para gestores de flota VTC.

Este artículo es informativo y no sustituye el criterio de tu asesor fiscal o laboral.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir una factura simplificada a un cliente empresa?

Sí, hasta 3.000 euros con IVA incluido. Pero si el cliente profesional te pide sus datos fiscales, añades su NIF, su domicilio y la cuota separada: es la factura simplificada cualificada.

¿Qué pasa si facturo con completas y simplificadas el mismo año?

La normativa exige series separadas para cada tipo: no puedes numerar simplificadas y completas en un mismo contador.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas de mi empresa?

Al menos 4 años, el plazo de prescripción fiscal. El Código de Comercio añade una obligación mercantil de 6 años, el plazo más largo, que es el que debes respetar.

¿Desde cuándo es obligatorio usar un sistema Verifactu?

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tenerlo antes del 1 de enero de 2027. El resto, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027. La facturación totalmente manual queda fuera.

¿Puede una plataforma o mi cliente facturar en mi nombre?

Sí, si existe un acuerdo previo y un procedimiento de aceptación de cada factura. Tú sigues siendo responsable de que cumpla los requisitos legales, aunque no la redactes tú mismo.